Cơ quan Thuế khuyến nghị, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập cần đặc biệt lưu ý một số nội dung trong quá trình khấu  trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN nhằm đảm bảo dữ liệu chính xác, tránh sai sót và bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Trách nhiệm của đơn vị trả thu nhập trong quyết toán thuế

Cục Thuế cho biết, theo quy định của pháp luật về thuế, tổ chức và cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm thực hiện khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN đối với khoản thu nhập đã chi trả cho người lao động. Việc thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời nghĩa vụ quyết toán không chỉ bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật, mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động trong việc thực hiện các thủ tục về thuế.

Đối với các cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế, đơn vị trả thu nhập phải thực hiện quyết toán thay và kê khai đầy đủ thông tin trong hồ sơ gửi cơ quan Thuế. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn một số trường hợp đơn vị chi trả thu nhập chưa hướng dẫn đầy đủ cho người lao động về việc ủy quyền quyết toán, hoặc không tiếp nhận ủy quyền, dẫn đến cá nhân phải tự thực hiện thủ tục. Điều này có thể khiến người lao động chậm nộp hồ sơ hoặc bỏ sót nghĩa vụ thuế, ảnh hưởng đến quyền lợi của bản thân.

Vì vậy, Cục Thuế đề nghị các tổ chức, cá nhân trả thu nhập chủ động hướng dẫn, tiếp nhận ủy quyền và thực hiện quyết toán thuế thay cho người lao động đúng quy định.

Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho đơn vị trả thu nhập và số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống thì thuộc diện được miễn thuế. Song đơn vị vẫn phải kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ quyết toán nhưng không tổng hợp số thuế phải nộp thêm vào nghĩa vụ thuế của tổ chức.

Đối với người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, đơn vị mới có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN theo ủy quyền đối với toàn bộ thu nhập do cả 2 đơn vị chi trả trong năm, đồng thời thu lại chứng từ khấu trừ thuế do đơn vị cũ đã cấp (nếu có).

Theo quy định, thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch. Nếu thời hạn này trùng với ngày nghỉ theo quy định, thời hạn nộp hồ sơ sẽ được tính sang ngày làm việc tiếp theo.

Cơ quan Thuế cho biết, lượng hồ sơ quyết toán thường tăng mạnh vào thời điểm cận hạn, có thể dẫn đến quá tải hệ thống hoặc chậm xử lý hồ sơ. Vì vậy, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập nên chủ động hoàn thành và nộp hồ sơ sớm để tránh rủi ro nộp chậm. Hiện nay, hồ sơ quyết toán thuế TNCN có thể được nộp trực tuyến thông qua hệ thống dịch vụ thuế điện tử, giúp giảm thời gian thực hiện thủ tục và thuận tiện cho người nộp thuế.

7 lưu ý quan trọng khi quyết toán thuế TNCN

Để tránh sai sót trong quá trình kê khai và bảo đảm dữ liệu quyết toán thuế chính xác, tại Công văn số 1296/CT-NVT hướng dẫn quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, Cục Thuế khuyến nghị các tổ chức, cá nhân trả thu nhập 7 lưu ý quan trọng.

Thứ nhất: Cấp chứng từ khấu trừ thuế đúng quy định. Đơn vị trả thu nhập phải thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động và chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan Thuế theo quy định của pháp luật hiện hành.

Thứ hai: Nộp đầy đủ số thuế đã khấu trừ. Số thuế TNCN đã khấu trừ phải được nộp kịp thời vào ngân sách nhà nước. Trường hợp chậm nộp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp theo quy định.

Thứ ba: Bảo đảm thống nhất dữ liệu kê khai. Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trong năm được kê khai trên tờ khai quyết toán Mẫu số 05/QTT-TNCN và phải khớp với số thuế đã khấu trừ trên các tờ khai tháng hoặc quý trong năm. Việc thống nhất dữ liệu giúp cơ quan Thuế đối chiếu chính xác nghĩa vụ thuế của cá nhân.

Thứ tư: Cung cấp đầy đủ thông tin khấu trừ cho người lao động. Khi khấu trừ và nộp thuế thay cho cá nhân, đơn vị trả thu nhập cần thông báo rõ số thuế đã khấu trừ và đã nộp để người lao động có thể theo dõi, đối chiếu khi cần thiết.

Thứ năm: Kê khai chính xác mã số thuế hoặc mã định danh cá nhân. Thông tin mã số thuế hoặc mã định danh cá nhân của người lao động phải được kê khai đầy đủ và chính xác, nhằm đảm bảo dữ liệu được ghi nhận đúng trên hệ thống quản lý thuế.

Thứ sáu: Đăng ký người phụ thuộc đúng quy định. Tổ chức cần thực hiện đăng ký người phụ thuộc và xác định thời điểm giảm trừ gia cảnh đúng quy định. Trường hợp nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh trước thời điểm người lao động làm việc tại đơn vị nhưng đáp ứng đủ điều kiện, thời gian giảm trừ vẫn được tính từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Thứ bảy: Không sử dụng thông tin cá nhân để kê khai chi phí khống. Cục Thuế cho biết, pháp luật nghiêm cấm việc sử dụng thông tin cá nhân (họ tên, mã số thuế, mã định danh) để kê khai chi phí tiền lương, tiền công khi thực tế không phát sinh chi trả thu nhập. Hành vi này không chỉ vi phạm pháp luật về thuế mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cá nhân có thông tin bị sử dụng.